Besser kommunizieren Teil 8. Prof. Jürgen Steiner von der Interkantonalen Hochschule für Heilpädagogik in Zürich nennt Regeln für eine bessere Kommunikation am Arbeitsplatz.
- Keine Kuckuck-Mails: Einer der Hauptstressoren am Arbeitsplatz ist die Flut von Mails. Alle sollten mitwirken, die Quantität herunter- und die Kultur hochzuschrauben. Machen Sie kenntlich, ob ein Mail eine Information ist („nichts weiter zu tun“), oder ob es sich um eine Anfrage handelt („Ich benötige zum Weitermachen…“). Als Mitarbeiter bitte keine Mails oder CCs im Sinne von „guck mal, wie fleissig ich bin“ (Vorgesetzte haben lieber Ergebnisse). Als Vorgesetzte bitte keine Mails („darüber müssen wir mal nachdenken …“) – Vorgesetze zeichnen sich dadurch aus, dass sie vordenken und vorstrukturieren.
- Face to face. Konflikte und Missverständnisse sollten in persönlichen Gesprächen thematisiert werden. Als Vorgesetzter suchen Sie aktiv nach Gründen für Lob; als Mitarbeiter suchen Sie aktiv den Kontakt für erreichte Erfolge bzw. geschaffte Meilensteine – für beide Aktionen ist das direkte Gespräch die erste Wahl.
- Wenn die Terminfindung zum grössten zu lösenden Problem wird, machen Sie Telefontermine ab. Seien Sie hier pünktlich und verlässlich.
- Online für die Family: Am Wochenende sorgen wir für uns und für unsere Familie. No-Go sind Mails von Sa/So, die sich auf Termine am Montag beziehen.
- Gender am Arbeitsplatz: Es gibt tatsächlich Männer und Frauen. Die Vermeidung jeglicher Komplimente, weil man die Schublade „Anmache“ fürchtet, kann unmöglich sinnvoll sein. Wie wäre es mit einer „Komplimente-Gleichstellung“? Jede darf jedem sprachlich überlegte Komplimente machen – unabhängig vom Geschlecht.
- Von der Sprachentwicklung zur Zuhörentwicklung. Sprechen Sie als Vorgesetzter immer weniger als Sie zuhören. Das kann zu einer gesunden Grundhaltung werden. Stellen Sie kluge Fragen.
- Alternative zum Wuseln: Wenn etwas klemmt: Benennen Sie das Problem. Wenn etwas wichtig ist: Benennen Sie das Ziel. Und zwar mit den wichtigen Beteiligten. Nehmen Sie sich dafür viel Zeit – und manchmal mehr Zeit als das Besprechen des Weges. Also: Bitte nicht einfach beginnen oder einfach weitermachen.
- Hans Dampf in allen Gassen: Multitasking ist eine spannende Herausforderung und gleichzeitig ein permanenter Stressor. Bleiben Sie cool. Arbeiten Sie konsequent an Ihren Zielen und klassifizieren Sie Nebenschauplätze als solche, mit denen Sie sich nicht oder nur sehr oberflächlich beschäftigen. Um beides voneinander zu unterscheiden, denken Sie kurz nach. Und manchmal ist ein scheinbarer Nebenschauplatz eine grandiose Innovation.
- My Way: Finden Sie die Motive heraus als Vorgesetzter und als Mitarbeiter. Gut zu wissen, was beide Seiten antreibt: Respekt und Einsicht, Macht und Geld, Freude und Kontakt, Inhalte und Ergebnisse. Geld ist dabei das schwächste Motiv. Reflektieren Sie Ihre Motive nicht nur, kommunizieren Sie diese auch.
- Zufrieden sein: Am Arbeitsplatz zufrieden sein, entsteht aus einer Mischung von Wertschätzung, Im-Gespräch-Sein, andere kluge Leute treffen, Freiheit haben. Wertschätzen Sie, kommunizieren Sie, koordinieren Sie, schaffen Sie Freiheit.
- Einsamkeit des Chefs: Pflegen Sie als Vorgesetzter regelmässige Austauschstationen mit einem Supervisor bzw. in einer Supervisionsgruppe, auch ohne jeden konkreten Anlass.
- Gut gemacht: Loben ist keine Banalität, auch Danken nicht. Machen Sie als Vorgesetzter häufig Gebrauch davon. Ein Mail mit klug ausgewählten Zeugen im cc ist ein schönes öffentliches Lob. Und: Lob sollte mindestens viermal so häufig in der Kommunikation das Thema sein wie Kritik.
- Papiertiger: Wenn ein wichtiges Gespräch nur einmal im Jahr stattfindet („Mitarbeitergespräch“), konzentrieren wir uns als Beteiligte (Vorgesetzte und Mitarbeiter) auf das Wesentliche: Wertschätzung, Ziele, Verbesserung, Unterstützung. Unwesentlich wird das Gespräch, wenn ein unglücklich konstruiertes Formular das Gespräch dominiert. Und tragisch wird es, wenn Sie das Formular zu einer „Hitparade der Leistungsträger im Team“ drängt.
- Comfort-Zone: Signalisieren Sie ohne Plakativität, dass Sie Zeit haben. Strahlen Sie ein entspanntes Selbstbewusstsein auch in einem Klima von Zeit- und Belastungsstress aus. Setzen Sie Entspannung auf den Plan der Woche auf eine Position sehr weit oben.
- Miteinander: Für ein Team, in dem sich mehrere (Berufs-) Gruppen absprechen müssen um Ergebnisse zu erreichen, ist es wichtig, Kompetenzhoheiten zu wahren, eine einfache Sprache zu pflegen und sich als Beratungs-Dienstleister der anderen zu verstehen.
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Prof. Dr. habil. Jürgen Steiner 
