Immer online macht krank
Infostress durch E-Mails, Internet und Co fordert reihenweise Opfer.
Eine Sitzung nach der anderen, am laufenden Band eingehende E-Mails, unbeantwortete Anrufe zu Hauf auf der Combox. Der Arbeitsalltag ist für Hunderttausende der reinste Horror. Der modernen Kommunikationstechnologie sei Dank. Oder der Art und Weise, wie wir sie einsetzen. Schon macht ein neuer Begriff die Runde: der Infostress.
Nicht in erster Linie die Informationsmenge stresst, sondern das parallele Eintreffen von Informationen und der ständige Wechsel zwischen verschiedenen Arbeiten. Hauptschuld trägt das Internet und die elektronische Post. Ständig online zu sein, zerstückelt den Arbeitsalltag. Eingehende Mails haben einen hohen Aufforderungscharakter, sofort zu reagieren, obwohl in den allerwenigsten Fällen wirklich dringender Handlungsbedarf besteht. Studien zeigen, dass ein Arbeitnehmer alle zehn Minuten wegen einem E-Mail, einem Anruf oder einem eingehenden Fax seine bisherige Arbeit unterbrechen muss.
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Die ständige Unterbrechung und Neuausrichtung auf eine andere Aufgabe hinterlässt bei den Betroffenen ein permanentes, sehr unangenehmes Gefühl, eine oder gar mehrere Arbeiten nicht erledigt zu haben. Resultat ist ein andauernder Spannungszustand, der sich negativ auf das körperliche und seelische Befinden sowie die Arbeitszufriedenheit auswirkt. Zu den Folgen zählen psychosomatische Krankheiten wie Erschöpfung, Hilflosigkeit, Angst, aber auch Kopf- und Nackenschmerzen, Schlaflosigkeit sowie Missbrauch von Medikamenten und Alkohol. Ganz zu schweigen von der sinkenden Produktivität. Untersuchungen zeigen, dass der ewige Wechsel zwischen verschiedenen Arbeiten doppelt so viel Zeit kostet, wie wenn die Aufgaben schön der Reihe nach erledigt werden.
Unsere Vorfahren hatten über Generationen oder sogar Jahrtausende hinweg Zeit, den Umgang mit einem neuen Werkzeug zu lernen. Das Werkzeug Internet hat die Arbeit und unser ganzes Leben in einem einzigen Jahrzehnt revolutioniert! Entsprechend schlecht ist in den meisten Unternehmen und Büros die Kommunikationskultur und der Umgang mit den neuen Werkzeugen der Infogesellschaft. Es gibt ein paar einfache und auch ein paar überraschende Tricks, um diese Kultur zu erlernen und dem krank machenden Infostress zu entkommen. Die meisten Tricks können Sie selber anwenden, für ein paar braucht es die Unternehmensführung.
Gesprächsinsel und E-Mail-Konto. Tipps und Tricks gegen den Infostress.
- Vermeiden Sie eine Zerstückelung des Arbeitstages.
- Seien Sie nicht permanent online.
- Schalten Sie das Tonsignal für ankommende E-Mails ab.
- Schauen Sie nur zu ganz bestimmten Zeiten Ihre E-Mails an.
- Bearbeiten Sie anspruchsvolle elektronische Anfragen in extra dafür reservierten Zeiten.
- Formulieren Sie E-Mails kurz und präzis.
- Für komplexere Erklärungen ist das persönliche Gespräch viel besser.
- Verschicken Sie kein Mail, wenn der Kollege gleich im Büro nebenan sitzt.
- Verschicken Sie keine Bandwurm-E-Mails mit alten, überflüssigen Einträgen.
- Versenden Sie keine unnötigen CC-Kopien.
- Schicken Sie Mails nicht x-mal hin und her. Lieber mal wieder zum Telefon greifen.
- Regen Sie in Ihrer Firma die Schaffung von Begegnungs- und Gesprächsinseln an, wo man sich trifft und Aufgaben informell lösen kann.
- Lassen Sie die Bürotür offen. Das verbessert schlagartig die Kommunikationskultur.
- Schlagen Sie in Ihrer Firma die Schaffung eines E-Mail-Kontos vor: Jeder Mitarbeiter darf pro Tag nur eine ganz bestimmte Anzahl E-Mails verschicken. Qualität der Mails und Unterscheidung von wichtig und unwichtig wird sich von einem Tag auf den anderen um Welten ergeben.
- Rund die Hälfte der Sitzungen kann ersatzlos gestrichen oder massiv gekürzt werden, wenn eine Firma eine Sitzungskonto einführt und dafür den Mitarbeitern Zonen für informelle Begegnung und
- Gespräche zur Verfügung stellt. Ein solcher Begegnungs-, Kommunikationsund Denkraum ist das Gehirn, das Herz und die Seele einer Firma, und nicht die Teppichetage.
