- Höflichkeit: Auch wenn Sie jemanden gut kennen und das Mail ohne Grussformel beginnen, verwenden Sie mindestens einmal den Namen der Person, damit sie sich angesprochen fühlt.
- Positive Sprache: Vermeiden Sie Anklagen, Herabsetzungen und unpassende Ironie. Auch eine gestelzte Büro- oder Behördensprache will heute niemand lesen.
- Stil: Ausrufezeichen, das Wechseln von Farben und Schrift wird als zu plakativ wahrgenommen. Verwenden Sie Ausrufezeichen – wenn überhaupt – nur als Lob.
- Klarheit: Verständlich sind Sätze, die man gleich beim ersten Lesen versteht. Machen Sie kurze Sätze. Teilen Sie den Text in klare Abschnitte und übermitteln Sie keine Bleiwüsten.
- Korrekturlesen: Klicken Sie nicht auf „Senden“, ohne Inhalt und Orthografie zu überprüfen.
- Betreff: Schreiben Sie kein Mail ohne Betreff. Wenn Sie auf Antworten oder Weiterleiten klicken, passen Sie den Betreff an. Das ist Voraussetzung für eine gute Rückverfolgung.
- Zeugen: Vermeiden Sie Weiterleitungen ohne Einverständnis des Absenders. Sparen Sie mit cc’s, denn viele Leute werfen solche Mails ungelesen fort, mit der berechtigten Ansicht: Wenn es nicht für mich geschrieben ist, muss ich es auch nicht lesen. Heute wird sehr viel Arbeitszeit mit unnötigen Mails verloren. Insbesondere Vorgesetzte schätzen es nicht, wenn sie cc’s bekommen, die nicht in der Absicht gemailt wurden zu informieren, sondern nur, weil der Absender zeigen will, wie viel und gut er arbeitet.
- Kein Herunterscrollen: Vermeiden Sie lange Bandwurm-Mails mit alten, unnötigen Nachrichten. Verfassen Sie Mails so, wie Sie sie selber gerne empfangen würden.
- Signatur: Verwenden Sie eine Signatur mit Telefonnummer, dann braucht der Partner nicht nach Ihren Koordinaten zu suchen.
- Anhang: Bezeichnen Sie die Anhänge mit Stichworten, die mindestens folgende Punkte klar machen: Thema – Verfasser- Kürzel – Datum. So wissen die Beteiligten, wovon die Rede ist. Sagen Sie im Mail, welche Bedeutung der Anhang hat.
- Begrenzung: Greifen Sie bei Missverständnissen am besten zum Telefon. So können Sie nachfragen: Wie hast Du das gemeint?
- Klärungen: Wenn Sie Probleme ausräumen und Missverständnisse klären wollen, ist das Mail die falsche Form. Auch wenn ein eingegangenes Mail ungute Gefühle bei Ihnen auslöst. Suchen Sie in beiden Fällen besser das Gespräch.Alle anderen Lektionen von „Besser kommunizieren“ finden Sie hier
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Prof. Dr. habil. Jürgen Steiner 
